АЛЬЯНС МЕДИА
www.allmedia.ru





Фрагмент документа "О ТИПОВОЙ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ И РАБОТЕ АРХИВА В ТАМОЖЕННЫХ ОРГАНАХ".

Предыдущий фрагмент <<< ...  Оглавление  ... >>> Следующий фрагмент

Полный текст документа

6. ПОИСКОВАЯ СИСТЕМА ПО ДОКУМЕНТАМ

     6.1. Регистрация документов
     6.1.1.  Основой  построения поисковых систем является регистрация
документов - запись учетных данных о документе по установленной форме,
фиксирующая факт его создания, отправления или получения.
     6.1.2.  Регистрации  подлежат  все  документы,  требующие  учета,
исполнения и использования в справочных целях.
     Регистрируются  документы, поступающие из других организаций и от
физических  лиц, а также создаваемые таможенным органом - внутренние и
отправляемые.
     Документы  регистрируются  независимо  от  способа  их  доставки,
передачи или создания.
     6.1.3.  Документы  регистрируются  один раз: поступающие - в день
поступления,  создаваемые  -  в  день  подписания или утверждения. При
передаче  документа  из  одного структурного подразделения в другое он
повторно не регистрируется.
     6.1.4.  Регистрация  документов  производится в пределах групп, в
зависимости от названия вида документа, автора и содержания. Например,
отдельно  регистрируются  документы,  поступившие  из  ФТС  России или
направляемые   ей,   распорядительные  документы  (приказы  начальника
управления  или  таможни  по основной деятельности, приказы по личному
составу, протоколы и решения коллегии), служебная переписка, обращения
граждан и др.
     6.1.5.    Документы,   поступившие   из   ФТС   России,   органов
государственной власти субъектов РФ и местного самоуправления, а также
организаций,  предприятий,  таможенных  органов  и др., поступающих на
рассмотрение    руководства   таможенного   органа,   распорядительные
документы  (приказы,  распоряжения), переписка за подписью руководства
таможенного  органа,  докладные записки на имя руководства таможенного
органа регистрируются и учитываются (приложения 21 и 22) в ОДО.
     Протоколы  заседаний  и решения коллегии, оперативных совещаний у
начальника  таможенного  органа  регистрируются  в  отделе обеспечения
деятельности коллегии, организационно-аналитическом отделе и т.п.
     Документы,  не  подлежащие  регистрации  в  ОДО  и учитываемые по
реестру  (приложение 22), регистрируются или учитываются в структурных
подразделениях    в    соответствии    с   порядком,   предусмотренным
организационно-методическими документами этих подразделений.
     6.1.6.  Документы  регистрируются  и  учитываются  в базах данных
установленного  в  ОДО  таможенного органа КПС "УКИД-Р". Базами данных
являются  электронные картотеки, в которые вносятся основные реквизиты
регистрируемых   (приложение   26)   и   учитываемых  (приложение  29)
документов.
     Распечатанные  экземпляры  карточек  на  внесенные  в электронные
картотеки документы используются для создания вспомогательных картотек
в  ОДО  и  структурном  подразделении,  куда  передается  документ  на
исполнение.
     6.2. Регистрация входящих документов
     6.2.1. После проставления на входящих документах в соответствии с
пп.  4.3.25  и  5.3.1  регистрационного  штампа  они  сортируются  для
внесения  их  в  электронные  картотеки соответствующих баз данных КПС
"УКИД-Р":
     "Документы вышестоящих таможенных органов";
     "Документы организаций, таможен и постов";
     "Обращения граждан";
     "Документы реестрового учета".
     При   вводе   основных   реквизитов   поступивших   документов  в
электронные  картотеки  баз  данных  "Документы вышестоящих таможенных
органов",  "Документы  организаций,  таможен  и постов" осуществляется
автоматическое сквозное присвоение регистрационных номеров документов.
Присвоенный  автоматизированной системой номер документа переносится в
регистрационный штамп (приложение 13).
     Регистрация  писем,  заявлений,  жалоб  граждан  осуществляется в
электронной    картотеке    базы    данных   "Обращения   граждан"   с
самостоятельной регистрацией.
     Документы  реестрового  учета  систематизируются  по  структурным
подразделениям  таможенного  органа, после чего вносятся в электронную
картотеку    соответствующей    базы    данных   без   присвоения   им
регистрационных   номеров   (приложение   29).  После  ввода  основных
реквизитов  в  электронные  карточки  распечатываются  два  экземпляра
реестра (приложение 30), один из которых с распиской ответственного за
делопроизводство  структурного  подразделения  в  получении остается в
ОДО,   другой  вместе  с  документами  передается  в  это  структурное
подразделение.
     6.2.2.  В  электронные  карточки  баз  данных  вносятся  основные
реквизиты   документов   соответственно  указанным  в  карточке  полям
(приложение  26). Правила заполнения полей в электронных карточках баз
данных приведены в "Руководстве пользователя" КПС "УКИД-Р".
     На документы, внесенные в электронные картотеки баз данных (кроме
базы    "Документы   реестрового   учета"),   распечатывается   единая
сокращенная  форма  РКК  (приложение  27)  в  двух  экземплярах.  Один
экземпляр   РКК   с   распиской   ответственного  за  делопроизводство
структурного   подразделения   в   получении  документа  помещается  в
картотеку   ОДО,   другой   вместе   с  документом  передается  в  это
подразделение на исполнение.
     6.3. Регистрация исходящих документов
     6.3.1.  Исходящие  документы  таможенного  органа  регистрируются
централизованно в ОДО.
     6.3.2.  Перед  регистрацией исходящих документов должностные лица
ОДО  проверяют  наличие на документе подписей и соответствующих виз (в
том  числе  и  соисполнителей,  указанных  в  резолюции), приложений к
документам,   фамилии   и   номера   телефона   исполнителя,  а  также
правильность  написания  адресата, номера и даты документа, на который
дается ответ.
     Исходящие    письма-ответы    принимаются   на   регистрацию   от
ответственных  за  делопроизводство  структурных  подразделений только
вместе   с  документами-запросами  (основаниями)  и  экземпляром  РКК,
полученным  подразделением  в  соответствии с п. 6.2.2. Представленный
структурным   подразделением   экземпляр   РКК  помещается  в  валовую
картотеку  ОДО,  а  находящийся  в  указанной  картотеке экземпляр РКК
изымается и уничтожается.
     6.3.3.  Документы,  оформленные  с  нарушением  требований данной
Инструкции,  в ОДО не регистрируются и подлежат возврату в структурное
подразделение на доработку.
     6.3.4.  Номер  исходящего  письма  таможенного  органа состоит из
индекса  структурного  подразделения,  номера  дела  по номенклатуре и
индивидуального  порядкового  номера  по  "шахматке"  (приложение 31),
например:

     01-18/456, где
     01 - обозначение ОДО,
     18 - номер дела по номенклатуре,
     456 - индивидуальный порядковый номер письма;

     или

     14-11/128, где
     14 - обозначение структурного подразделения,
     11 - номер дела по номенклатуре,
     128 - индивидуальный порядковый номер письма.

     Письмам, подписанным руководством таможенного органа, индекс дела
присваивается и проставляется должностными лицами ОДО.
     Письма   за   подписью  руководителей  структурных  подразделений
поступают  на  регистрацию  в ОДО от ответственных за делопроизводство
структурных  подразделений  с проставленным индексом дела структурного
подразделения,  в  которое  будет подшита копия письма, завизированная
всеми заинтересованными лицами (далее - визовая копия).
     Визовая  копия  письма должна полностью соответствовать оригиналу
письма и не иметь никаких исправлений.
     6.3.5.  После  проставления исходящего регистрационного номера на
оригинале  и  визовой  копии  письма  визовые копии заверяются штампом
"Верно.  Инспектор  ОДО"  с  обязательным указанием личной подписи, ее
расшифровки и даты, предусмотренных п. 4.3.22.
     6.3.6.   При   регистрации  основные  реквизиты  исходящих  писем
вносятся  в  электронные  карточки базы данных "Переписка" (приложение
32)  и  на  каждое  письмо  распечатывается  РКК (приложение 27) (если
визовая копия письма подлежит возврату в структурное подразделение, то
ответственный  за делопроизводство данного подразделения расписывается
в РКК за получение копии письма).
     Распечатанные  РКК  составляют  в  ОДО  картотеку исходящих писем
таможенного органа.
     Если  входящий  документ  исполнен  без  составления  письменного
ответа  (вопрос  решен  по  телефону,  путем  личной встречи и т.п.) и
формируется   в   дело   структурного   подразделения  -  исполнителя,
ответственный  за  делопроизводство данного подразделения возвращает в
ОДО  экземпляр  РКК,  полученный  подразделением  в  соответствии с п.
6.2.2,  со  всеми  необходимыми  отметками  об исполнении и списании в
дело.   Представленный   структурным   подразделением   экземпляр  РКК
помещается   в   соответствующую   картотеку  входящих  документов,  а
первоначальный экземпляр РКК из картотеки изымается и уничтожается.
     6.3.7.   Оригиналы  исходящих  писем  могут  выдаваться  на  руки
исполнителям  под  расписку  с  разрешения  начальника  ОДО  только  в
исключительных  случаях  с  целью  срочной  отправки  адресату. В этом
случае   на  копии  письма  проставляется  штамп  "Подлинник  получен"
(приложение  13)  с  указанием  фамилии должностного лица, получившего
оригинал письма, его подписи и даты.
     6.3.8.  Письмо,  подлежащее  размножению  для рассылки адресатам,
должно  поступать  в  ОДО  с  заполненным  и  подписанным руководством
структурного подразделения списком рассылки.
     Организацию   работы   по  копированию  (тиражированию)  писем  в
соответствии   с   рассылкой  осуществляет  исполнитель.  На  отправку
размноженные  экземпляры  писем  поступают  полностью сформированные и
сброшюрованные.
     6.4. Регистрация внутренних документов
     6.4.1.  Регистрация  приказов  и  распоряжений таможенного органа
осуществляется ОДО.
     Приказы  регистрируются порядковыми номерами и в пределах каждого
вида приказа:
     по основной деятельности;
     о  командировании,  наложении  взысканий, предоставлении отпусков
(учебных, по личным обстоятельствам) - с добавлением индекса "КМ";
     о  поощрении,  премировании,  награждении - с добавлением индекса
"П";
     о  приеме на службу, работу и назначении на должность, зачислении
в  распоряжение;  увольнении  со  службы,  работы  и  освобождении  от
должности - с добавлением индекса "К";
     по аттестации, присвоению званий, выплате процентных надбавок - с
добавлением индекса "А".
     Распоряжения   нумеруются   порядковыми  номерами  с  добавлением
индекса "р".
     Присвоение    порядковых   номеров   приказам   и   распоряжениям
осуществляется по "шахматке" (приложение 31) и в пределах календарного
года.
     При  регистрации  приказов  и  распоряжений таможенного органа их
основные  реквизиты  вносятся  в  электронную  картотеку  базы  данных
"Приказы, распоряжения" (приложение 33).
     6.4.2.  Докладные  и служебные записки, отчеты о командировках на
имя  руководства таможенного органа регистрируются в ОДО в базе данных
"Протоколы,  докладные записки" (приложение 26). Регистрационный номер
докладных  и  служебных  записок,  отчетов  о командировках состоит из
порядкового  номера с добавлением индекса "дз". Присвоение порядкового
номера  осуществляется  по  "шахматке"  (приложение  31)  и в пределах
календарного   года.  Регистрационный  номер  проставляется  в  штампе
(приложение 13).
     После  присвоения  регистрационного  номера  порядок  прохождения
докладных   и   служебных   записок,  отчетов  должен  соответствовать
подразделу 5.5.1:
     сотрудники  ОДО  осуществляют  ввод основных реквизитов записок и
отчетов  в  электронные  карточки  базы  данных  "Протоколы, докладные
записки";
     рассмотренные  руководством  таможенного  органа записки и отчеты
возвращаются в ОДО, где в базе данных делаются отметки об их возврате,
в РКК вносится содержание резолюции, документы ставятся на контроль;
     распечатываются  два  экземпляра РКК, один из которых с распиской
ответственного   за   делопроизводство  структурного  подразделения  в
получении остается в ОДО для формирования картотеки записок и отчетов,
другой  вместе с документом передается в это структурное подразделение
на исполнение.
     По  окончании  исполнения  докладные,  служебные записки со всеми
относящимися   к   ним   документами  и  экземпляром  РКК  структурное
подразделение возвращает в ОДО, где:
     в электронные карточки базы данных "Протоколы, докладные записки"
вносятся отметки об исполнении;
     представленный   структурным   подразделением  экземпляр  РКК  со
сведениями  об  исполнении помещается в картотеку записок и отчетов, а
находящийся   в   указанной   картотеке   экземпляр  РКК  изымается  и
уничтожается.
     6.4.3.   Регистрация   докладных   и  служебных  записок  на  имя
руководителей  структурных подразделений осуществляется ответственными
за  делопроизводство этих подразделений. Регистрационный номер состоит
из  индекса  дела по номенклатуре и порядкового номера, присваиваемого
по "шахматке" и в пределах календарного года.
     Размножение,    контроль   за   исполнением   указанных   записок
осуществляют    ответственные    за    делопроизводство    структурных
подразделений - исполнителей.
     6.5. Организация поисковой системы по документам
     6.5.1.  Для обеспечения эффективного использования информации при
принятии решений в таможенных органах используется КПС "УКИД-Р".
     6.5.2. При регистрации документов необходимая информация вносится
в  КПС "УКИД-Р", включающий в себя электронные картотеки баз данных по
входящим   документам  ("Документы  вышестоящих  таможенных  органов",
"Документы   организаций,  таможен  и  постов",  "Обращения  граждан",
"Документы  реестрового  учета"),  исходящим  и  внутренним документам
("Переписка", "Приказы, распоряжения", "Протоколы, докладные записки",
"Другие").
     6.5.3.   По   базам   данных  "Документы  вышестоящих  таможенных
органов",   "Документы  организаций,  таможен  и  постов",  "Обращения
граждан",  "Приказы,  распоряжения",  "Протоколы, докладные записки" в
ОДО  ведутся  электронные  контрольные  картотеки и валовые (на основе
РКК)  картотеки,  по  которым  осуществляются  контроль  исполнения  и
информационно-поисковая работа.
     6.5.4. КПС "УКИД-Р" обеспечивает поиск информации или конкретного
документа  по  реквизитам  (названию,  виду  документа, дате принятия,
номеру документа и др.).
     Поисковый запрос может содержать любую комбинацию реквизитов.
     6.5.5.  Порядок  защиты  и  доступа  к информации, содержащейся в
электронных  базах  данных  ОДО,  определяет  руководство  таможенного
органа.
     6.5.6.  В структурных подразделениях учет документов, поступивших
на   исполнение   из  ОДО,  осуществляется  по  РКК  (приложение  27),
направленных  вместе  с документами. Указанные РКК составляют основные
картотеки структурных подразделений, где карточки систематизируются по
исполнителям (отделам) и срокам исполнения документов.
     Кроме  картотек  в  структурных подразделениях используется также
КПС "УКИД-Р".

Фрагмент документа "О ТИПОВОЙ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ И РАБОТЕ АРХИВА В ТАМОЖЕННЫХ ОРГАНАХ".

Предыдущий фрагмент <<< ...  Оглавление  ... >>> Следующий фрагмент

Полный текст документа


Печать

Инстаграм шоу Анастасия Приц продюсер. Сотрудница фирмы.




2002 - 2021 © НДП "Альянс Медиа"



Рейтинг@Mail.ru Rambler's Top100